Como a Inteligência Artificial pode ajudar na criação e resposta de e-mails

As ferramentas de Inteligência Artificial (IA) estão revolucionando a forma como gerenciamos tarefas diárias, e os e-mails são um excelente exemplo disso. Com o apoio de IA, como o ChatGPT ou Gemini, você pode agilizar e até automatizar a criação, leitura e resposta de e-mails, economizando tempo e aumentando a produtividade. Nesta aula, vamos explorar como utilizar a IA para criar e responder e-mails de forma prática e eficiente, com exemplos que você pode aplicar no seu dia a dia.

A importância da IA na criação de e-mails

Escrever e-mails pode consumir muito tempo, especialmente quando precisamos ler um e-mail extenso antes de respondê-lo. A IA pode ajudar a criar mensagens mais claras e objetivas, economizando tempo e evitando mal-entendidos. Com a IA, você pode gerar desde e-mails simples até respostas complexas para clientes, tornando o processo mais eficiente.

Vamos ver alguns exemplos práticos de como a IA pode transformar a forma como você lida com e-mails, abordando casos comuns e explicando o passo a passo.

Exemplo 1: Desmarcar compromissos de forma formal ou informal

Imagine que você acorda indisposto e precisa desmarcar um compromisso. A IA pode criar e-mails adequados para essas situações, ajustando o tom e a formalidade de acordo com a relação que você possui com o destinatário. Por exemplo:

Prompt para um e-mail formal

Meu nome: Ramiro
Nome do destinatário: Kauê

Escreva um e-mail para o destinatário dizendo que não poderei comparecer ao compromisso de hoje porque estou doente.

Exemplo de resposta gerada

Assunto: Ausência no compromisso de hoje

Caro Kauê,

Espero que você esteja bem.
Escrevo para informar que, infelizmente, não poderei comparecer ao compromisso de hoje. Estou me sentindo doente e, por precaução, preciso me recuperar antes de retomar minhas atividades.
Peço desculpas por qualquer inconveniente e agradeço pela compreensão.

Atenciosamente,
Ramiro

Para situações informais, como avisar um amigo, podemos ajustar o tom:

Prompt para um e-mail informal e engraçado

Meu nome: Ramiro
Nome do destinatário: Kauê

Escreva um e-mail para o destinatário dizendo que não poderei comparecer ao compromisso de hoje porque estou doente. Seja conciso e engraçado. Inclua um motivo engraçado.

Resposta gerada

Oi, Kauê,

Hoje não vai dar para eu ir ao nosso compromisso. Estou me sentindo mais derrubado que figurante de filme de zumbi! Prometo me recuperar logo e a gente remarca, beleza?

Abraço,
Ramiro

Exemplo 2: Resumo e resposta automática de e-mails extensos

Às vezes, recebemos e-mails longos que exigem atenção a múltiplos pontos. Em situações de falta de tempo, a IA pode ajudar a resumir o conteúdo em uma lista de ações. Esse recurso é particularmente útil para profissionais que lidam com um grande volume de e-mails diariamente.

Prompt para resumir um e-mail longo

Prezado Ramiro,

Espero que você esteja bem. Estou escrevendo para fornecer algumas solicitações sobre o aplicativo que sua equipe está desenvolvendo para nossa empresa. Gostaria da sua ajuda para solucionar alguns problema com a interface do usuário. Como você sabe, nossa empresa tem se concentrado em fornecer uma experiência amigável aos nossos clientes e identificamos alguns problemas com a interface do software. Especificamente, recebemos feedback de nossos usuários de que eles estão tendo dificuldades para acessar determinados recursos e que a interface do usuário não é intuitiva o suficiente.
Precisamos da sua ajuda para resolver esses problemas e fazer melhorias na interface do software. Isso pode envolver alterações no layout, design ou funcionalidade da IU. Acreditamos que sua experiência em desenvolvimento de software e sua familiaridade com o software farão de você a pessoa ideal para nos ajudar nessa tarefa. Além disso, agradeceria se você pudesse me fornecer um cronograma estimado para quando essas modificações serão concluídas.

Obrigado pelo seu trabalho e dedicação a este projeto. Aguardo seu retorno em breve.

Atenciosamente, Guanabara

Gere um resumo disso em uma lista de itens de ação.

Exemplo de resposta gerada pela IA

Aqui está um resumo em formato de lista de ações para facilitar a revisão e execução:

1. Analisar e solucionar problemas de interface do usuário:
   • Identificar dificuldades de acesso a determinados recursos reportados pelos usuários.
   • Melhorar a intuitividade da interface do usuário com base no feedback recebido.
2. Realizar melhorias na interface do software:
   • Considerar mudanças no layout, design ou funcionalidades da IU para torná-la mais amigável.
3. Desenvolver um cronograma de implementação:
   • Estimar prazos para concluir as modificações e fornecer um cronograma detalhado.
4. Fornecer retorno sobre a viabilidade das melhorias propostas:
   • Com base na análise, indicar a viabilidade de implementação das mudanças sugeridas.

Esses itens ajudarão a direcionar as ações para aprimorar a interface e otimizar a experiência do usuário no aplicativo.

Esse recurso permite que você responda com precisão sem precisar ler e analisar um e-mail longo na íntegra. A IA gera um resumo que ajuda a identificar os pontos críticos e, caso necessário, você pode até mesmo criar uma resposta automática para o remetente.

Exemplo 3: Automatização de respostas com IA

Após gerar o resumo de um e-mail extenso, você também pode pedir para a IA criar uma resposta baseada nesse resumo, simplificando ainda mais o processo de comunicação com o cliente ou colega.

Prompt para resposta automática

Escreva um e-mail de resposta para o Guanabara usando o resumo do e-mail acima.

Exemplo de resposta gerada

Assunto: Re: Solicitações sobre a Interface do Usuário do Aplicativo

Prezado Guanabara,

Espero que você esteja bem. Agradeço pelo detalhamento e pela confiança em nossa equipe para implementar essas melhorias.

Abaixo, resumo as ações que iremos tomar para atender às solicitações:

1. Análise de Problemas de Interface: Vamos investigar as dificuldades de acesso relatadas pelos usuários e focar em tornar a interface mais intuitiva, conforme o feedback recebido.
2. Melhorias na Interface do Software: Faremos uma revisão de layout, design e funcionalidades para identificar oportunidades de melhoria, visando proporcionar uma experiência mais amigável e satisfatória.
3. Desenvolvimento de Cronograma: Vamos elaborar um cronograma detalhado para implementar as modificações e enviarei uma estimativa de prazos assim que possível.
4. Avaliação da Viabilidade: Após a análise inicial, forneceremos uma visão sobre a viabilidade das alterações propostas e, se necessário, alternativas que possam alcançar os mesmos objetivos.

Estamos comprometidos em aprimorar o software para atender melhor nossos clientes. Manterei você informado sobre o andamento dos próximos passos.

Agradeço pela confiança e oportunidade de contribuir para a melhoria do projeto.

Atenciosamente,
Ramiro

Essa resposta rápida e direta ajuda a manter o cliente informado sobre os próximos passos, mostrando organização e atenção aos detalhes.

Imagine que você está no aeroporto e precisa responder rapidamente a um e-mail importante. A IA pode resumir o conteúdo e permitir que você responda a pontos críticos antes de embarcar, ou que envie uma mensagem ao cliente informando que você revisará o e-mail com mais calma em seguida.

Automação e integração com outras ferramentas

Além dos sistemas de e-mail, hoje é possível conectar a IA a outras ferramentas por meio de integrações e automações. É viável configurar automações que, por exemplo, conectam-se ao WhatsApp, coletam as conversas do dia e geram um relatório com as mensagens mais importantes, permitindo um acompanhamento eficiente.

A automação com IA está se expandindo rapidamente e em breve será comum termos sistemas que resumem e respondem automaticamente a e-mails, enviam mensagens e agendam reuniões.

Conclusão

A IA já está transformando nossa forma de trabalhar e interagir com e-mails, tornando as tarefas mais rápidas e assertivas. Seja para criar e-mails formais, mensagens informais ou respostas automáticas para clientes, essa tecnologia facilita a comunicação e aumenta a produtividade. A tendência é que, em breve, essas ferramentas estejam ainda mais integradas, com automações e funcionalidades que vão otimizar ainda mais o dia a dia dos profissionais.